We zijn al even op weg: het crisiscommunicatieprogramma draait inmiddels bijna twee jaar en in deze periode zijn verschillende mijlpalen behaald. Zo hebben we tot nu toe 58 mensen opgeleid, hielden we zes webinars en gaven crisiscommunicatietrainers Roy Johannink en Dianne Deurloo diverse doorleefsessies in de regio. Tijdens deze netwerkbijeenkomst lag de focus op het uitwerken van vijf scenariokaarten.
Casus: Joris Zorg
De netwerkmiddag start met een casus, namelijk een cyberaanval op ouderenzorgorganisatie Joris Zorg. Willemijn van Beers, communicatieadviseur, en Paul Verlaek, informatiemanager, nemen de communicatieprofessionals daarin mee. In de kerstvakantie van 2022 breken hackers in op de computersystemen van Joris Zorg. Vlak voor kerstavond start, krijgt Paul een melding binnen over ransomware: vertrouwelijke gegevens van zowel cliënten als medewerkers zijn gehackt. Een diepe zucht van herkenning volgt bij de communicatieprofessionals; een crisis komt altijd op het slechtste moment. Wie kun je oproepen tijdens de feestdagen?
De dilemma's die tijdens de ketenoefening cyberaanval in mei 2024 de revue passeerden, waren ook herkenbaar voor Joris Zorg. Ga je hackers wel of niet betalen? Hoe verloopt de juridische afstemming? Wie heeft welke taken en verantwoordelijkheden op het gebied van de crisiscommunicatieorganisatie? Hoe en wat mag je communiceren? Willemijn: 'De impact per doelgroep verschilde, dus daar hebben we de communicatie en de handelingsperspectieven direct op ingestoken. Pas later, in april 2023, toen bleek dat data op het darkweb terecht was gekomen, kwam er een stortvloed aan mediavragen op ons af. Het was interessant om te merken hoe verschillend media omgaan met nieuws rondom cyberaanvallen', vertelt Willemijn.
Wat adviseren Willemijn en Paul? 'Zorg dat de communicatiestrategie helder is en communiceer open en eerlijk over de situatie richting je stakeholders. Plan de persvoorbereiding op een rustig moment in en accepteer ook dat je niet altijd grip hebt hoe de media met cyberaanval omgaat. Haak zo snel mogelijk specialisten aan die meedenken op alle fronten. En, doe het samen in het crisisteam. Het is niet de vraag of het gebeurt, maar wanneer het gebeurt.'
Chat GPT: je beste vriend tijdens een crisis
Ter voorbereiding op het maken van de scenariokaarten geven Dianne en Roy eerst een demo van Chat GPT - of CoPilot, voor de medewerkers die met deze AI-tool werken. Hoe gebruik je Chat GPT? Welke prompts kunnen je helpen in je werkzaamheden als communicatieprofessional? In tijden van crisis wil je immers geen tijd verliezen. Daarvoor hebben Roy en Dianne al diverse prompts geprogrammeerd die de communicatieprofessionals kunnen gebruiken.
De belangrijkste tip van de crisistrainers: hoe concreter, hoe beter. 'Geef Chat GPT alle informatie zodat hij de meest gerichte output geeft. Google is een zoekmachine', zegt Roy, 'maar je moet nog steeds zoeken. Chat GPT is een antwoordmachine. Mits je 'm de juiste input geeft.' Ook geven Roy en Dianne de professionals wat kaders mee, zoals de juiste instellingen om het programma veilig te gebruiken. Ze adviseren persoonlijke of bedrijfsgevoelige informatie als input te geven en altijd ook zelf kritisch te output te beoordelen/
Met de scenariokaarten aan de slag
Na het avondeten gaan de communicatieprofessionals dan echt aan de slag met de scenariokaarten voor vijf scenario's: brand, gijzeling, besmetting infectieziekte, uitval spraak en data en uitval elektriciteit. Met behulp van Chat GPT worden scenario's uitgedacht, doelgroepanalyses gemaakt en kernboodschappen geschreven. Binnen een uur liggen alle uitgewerkte scenariokaarten op de plank. Roy en Dianne werken samen met NAZB de scenariokaarten uit. De kaarten zijn daarna terug te vinden op de elektronische leeromgeving van NAZB en worden dan ook gedeeld via de nieuwsbrief crisiscommunicatie.
Meer informatie
Wil je meer weten over het programma crisiscommunicatie of heb je interesse in het opleidingsaanbod? Bekijk dan de pagina: www.nazb.nl/crisiscommunicatie.
